중소기업 재고관리, 왜 계속 꼬일까? 엑셀·ERP로 해결되지 않는 구조의 문제

재고 관리가 어렵다고 느끼는 중소기업은 많지만, 실제로 문제의 원인이 ‘관리 부족’이라고 생각하는 경우는 드뭅니다.

대부분은 이렇게 말합니다. “엑셀로 관리하다 보니 한계가 있다”, “ERP를 써야 할 것 같다”

하지만 재고 문제가 반복되는 기업들을 보면, 공통점은 어떤 툴을 쓰느냐가 아니라 운영 구조가 분리돼 있다는 점입니다. 재고, 주문, 발주, 매출, 프로모션이
서로 다른 기준과 흐름으로 관리되는 구조에서는 엑셀을 쓰든, ERP를 쓰든 문제는 형태만 바뀔 뿐 사라지지 않습니다.

재고 문제가 반복되는 이유는 ‘관리 방식’이 아니라 ‘구조’다

재고 관리의 중요성을 모르는 기업은 없습니다. 하지만 여전히 많은 기업이 여전히 수기 방식이나 엑셀을 사용해 데이터를 정리하고, 이로 인해 예상치 못한 오류와 비효율을 겪습니다. 하지만 이런 방식은 아래와 같은 문제를 반복적으로 야기합니다:

1. 재고 정보가 ‘하나의 흐름’으로 연결되어 있지 않다

재고 데이터를 사람이 직접 입력하고 관리하다 보면, 작은 실수도 쉽게 발생합니다. 그 결과, 재고가 남아 있는 줄 알고 판매를 진행했다가 문제가 생기거나, 반대로 필요한 재고가 부족해 판매 기회를 놓치는 경우가 생깁니다. 이런 작은 실수들이 누적되면서, 운영 전반에 걸쳐 악영향을 미칩니다.

2. 실시간 데이터가 없는 것이 아니라, 공유 구조가 없다

여러 부서가 서로 다른 데이터를 사용하거나, 최신 데이터를 공유하지 못한다면 의사결정 속도는 느려질 수밖에 없습니다. 특히 고객이 원하는 제품이 창고에 있는지 확인도 못한 채 주문을 놓친다면, 고객 신뢰를 잃을 위험도 있습니다.

3. 사람이 구조를 대신 떠받치고 있는 운영 방식

재고 관리 담당자가 자리를 비우거나 업무를 그만두는 상황이 발생했을 때, 업무 공백이 생기는 경우가 많습니다. 이는 기업 운영의 안정성을 위협하는 큰 요소입니다.

기존 재고관리 방식의 한계와 새로운 접근법

엑셀의 문제는 기능이 아니라, 운영 구조를 담기 어렵다는 점이다

많은 중소기업이 엑셀로 재고를 관리합니다. 단기적으로는 편리하고 비용도 적게 드는 것처럼 보이지만, 장기적으로는 그 한계가 명확히 드러납니다.

엑셀은 ‘표’에는 강하지만, 재고가 왜 변했고, 어떤 흐름으로 연결되는지를 설명하지는 못합니다. 재고를 숫자로 관리하는 순간, 운영은 이미 분리되기 시작합니다.

ERP는 ‘정답’이 아니라, 이미 구조가 정리된 조직을 위한 도구다

ERP는 이미 업무 구조가 정리된 조직에게는 강력한 도구입니다. 하지만 많은 중소기업은 ‘정리된 구조를 시스템에 맞추는 단계’가 아니라 ‘구조를 정의하는 단계’에 더 가깝습니다. 전통적인 ERP 솔루션 도입 시에도 다음과 같은 문제점들이 발생할 수 있습니다:

1. 과도한 기능과 불필요한 복잡성: 대부분의 ERP 시스템은 인사, 회계, 생산 등 다양한 모듈을 하나의 패키지로 제공합니다. 그러나 중소기업의 경우 필요하지 않은 기능까지 포함되어 있어 사용자들이 복잡한 인터페이스에 어려움을 겪을 수 있습니다. 이로 인해 시스템 활용률이 저조해지고, 불필요한 기능들은 시스템 속도 저하를 초래하기도 합니다.

2. 높은 초기 도입 비용과 유지보수 부담: ERP 시스템 도입에는 상당한 초기 구축 비용이 필요하며, 이후에도 유지보수 비용이 지속적으로 발생합니다. 특히 사용자 수 증가에 따른 라이선스 비용과 하드웨어 인프라 구축 비용은 중소기업에게 재정적 부담이 될 수 있습니다.

3. 긴 구축 기간과 직원 교육 시간: 일반적인 ERP 시스템 구축에는 평균 3~6개월이 소요되며, 이 기간 동안 직원들은 새로운 시스템 사용법을 익혀야 합니다. 이로 인해 업무 공백과 생산성 저하가 발생할 수 있으며, 인력 변동 시 추가 교육이 필요합니다.

4. 커스터마이징의 어려움과 추가 비용: 기업의 고유한 업무 프로세스를 시스템에 반영하기 위해서는 추가 개발이 필요하며, 이는 시간과 비용이 소요됩니다. 또한 시스템 업그레이드 시마다 커스터마이징을 다시 해야 하는 경우가 많아 특정 개발사에 대한 의존도가 높아지는 문제도 있습니다.

   
   

특히나 ERP 커스터마이징은 기업 고유의 니즈를 반영할 수 있지만, 높은 비용과 시간 소요, 그리고 유지보수의 어려움이라는 문제들이 생길 수 있습니다. 추가적인 개발은 초기 도입 비용을 증가시키고, 시스템 업그레이드 시 기존 커스터마이징 요소의 호환성 문제가 발생할 수 있어 추가 수정 작업이 필요합니다.

또한, 커스터마이징된 시스템은 초기 작업을 수행한 개발사에 대한 의존성을 높여, 문제 발생 시 장기적인 지원이 필수적입니다. 이러한 요인들은 ERP 시스템 도입의 효율성을 저하시킬 수 있으므로 신중한 접근이 필요합니다.

‘ERP’가 아닌, 운영 구조를 설계하는 플랫폼: 웨이브온

Waveon은 완성된 ERP를 제공하는 서비스가 아니라, 우리 조직에 맞는 운영 구조를 템플릿으로 빠르게 만들고, 대화로 조정할 수 있는 플랫폼입니다. IT 지식이 없어도 사용자가 직접 커스터마이징할 수 있고, 필요한 기능만 선택적으로 적용할 수 있습니다.

무엇보다 단 1주일 안에 시스템 구축이 가능해, 기존 ERP 솔루션처럼 몇 개월씩 기다릴 필요가 없습니다. 이 솔루션의 진짜 강점은 '중소기업이 원하는 것을 정확히 제공한다'는 점입니다.

재고를 ‘관리 기능’이 아니라 ‘운영 흐름’으로 만드는 방식

웨이브온 No-Code ERP는 기업 운영에 실질적인 가치를 제공하는 다양한 기능을 제공합니다:

• 직관적인 재고 현황 대시보드

  실시간으로 업데이트되는 데이터 기반의 대시보드는 재고의 현황을 한눈에 파악할 수 있도록 설계되었습니다. 불필요한 복잡함 없이 필요한 정보를 정확히 전달해 신속한 의사결정을 지원합니다.

  

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• 자동화된 발주 관리 시스템

  재고 수준에 따른 자동 발주 기능을 통해 과잉 재고와 재고 부족 문제를 예방할 수 있습니다. 이 기능은 비용 효율성을 높이는 동시에 물류 관리의 오류를 최소화합니다.

  웨이브온 ERP: 자동화된 재고관리 시스템

• 제한 없는 외부 데이터 연동

  기존 사용하시던 ERP 에서의 데이터 이관은 물론이고, 오픈 마켓, 자사몰, 배송사, 금융사, 공공데이터 등 1000여가지의 데이터 연동을 지원합니다.

  웨이브온 ERP: 제한 없는 재고관리 데이터 연동

• 커스텀 가능한 품목 관리 체계

  각 기업이 사용하는 고유의 품목 코드와 분류 체계를 손쉽게 설정할 수 있습니다. 이를 통해 보다 세밀한 데이터 관리를 가능하게 하고, 운영 프로세스와의 완벽한 통합을 실현합니다.

  
  

웨이브온 사례: 루벡외과의 비품 및 재고 관리 효율화

루벡외과의 문제는 ‘재고를 관리하지 못해서’가 아니라, 병원 운영 흐름에 맞는 관리 구조가 없었다는 점이었습니다. 주요 어려움은 다음과 같았습니다:

• 수작업 관리의 한계: 많은 중소기업들이 겪는 문제들과 비슷하게 데이터 입력 과정에서 오류가 쉽게 발생하였고, 정보 관리에 지나치게 많은 시간이 소요되었습니다.

• 독자적인 품목 코드 체계: 병원에서 내부적으로 관리하던 품목 코드가 기존 ERP 솔루션과 호환되지 않아 업무 연계가 원활하지 않았습니다.

• 의료기기 관리의 특수성: 의료 업계의 고유한 요구사항을 반영하지 못하는 기존 솔루션은 운영 프로세스를 오히려 비효율적으로 만들었습니다.

기존 ERP 솔루션은 루벡외과의 요구를 충족하기 어려웠고, 외주 개발을 선택하자니 커스터마이징이 가능하다는 장점은 있었지만, 개발 비용이 지나치게 높다는 큰 부담이 있었습니다.

이에 루벡외과는 품목 관리, 거래처 관리, 입고 및 출고 관리까지 포함한 전반적인 비품 관리 업무를 효율적으로 개선하기 위해 웨이브온의 No-Code ERP 솔루션을 도입하기로 결정했습니다.

웨이브온 도입 과정

웨이브온 도입 과정: 루벡외과 물품 관리 화면

웨이브온 ERP는 루벡외과의 문제를 해결하는 데 딱 맞는 도구였습니다. 병원의 특수한 요구 사항에 맞춘 시스템을 빠르게 구축할 수 있었고, 직원들은 별도의 기술 지식 없이도 쉽게 적응할 수 있었습니다.

1주일 만에 완성된 시스템은 병원 운영 방식을 완전히 바꾸었습니다.

• 맞춤형 설계: 루벡외과가 사용하던 품목 코드와 거래처 관리, 입출고 관리 등의 요구사항을 반영한 최적화된 솔루션을 제공합니다.

• 복잡한 개발 없이 직접 설정: IT 전문가 없이도 플랫폼에서 필요한 기능을 구현할 수 있어 도입 과정이 간소화되었습니다.

• 데모 시스템 제공으로 확신 강화: 실제 업무에 적용하기 전 데모 시스템을 통해 효과를 확인하고 신뢰를 얻었습니다.

루벡외과의 웨이브온 ERP 솔루션 도입 효과

웨이브온 도입과정: 루벡외과 출고관리 화면

비품 관리가 정리되자 누가, 언제, 왜 이 재고를 쓰는지가 명확해졌고 그제서야 운영 판단이 가능해졌습니다.

• 업무 프로세스가 체계적으로 바뀌었습니다. 품목 관리, 거래처 관리, 입출고 관리가 통합된 시스템에서 이루어지며 업무의 효율성과 명확성이 크게 개선되었습니다.

• 반복 작업이 자동화되며 직원들의 생산성이 향상되었습니다. 소모적인 작업에 들이던 시간을 줄이고, 더 중요한 업무에 집중할 수 있었습니다.

• 직원들의 만족도가 눈에 띄게 높아졌습니다. 직관적이고 사용자 친화적인 인터페이스 덕분에 새로운 시스템을 빠르게 익히고 적극적으로 활용했습니다.

• 미래 확장 가능성이 열렸습니다. 향후 보험 코드나 심평원 데이터 연동을 계획하며, 비품 관리뿐 아니라 의료기기 데이터 관리에서도 경쟁력을 갖출 준비를 마쳤습니다.

재고 관리의 미래, 웨이브온에서 시작하세요

루벡외과의 사례는 웨이브온 No-Code ERP가 중소기업에 얼마나 실질적이고 눈에 띄는 변화를 가져올 수 있는지를 보여주는 대표적인 예입니다.

복잡했던 재고 관리가 단 1주일 만에 체계적으로 바뀌고, 반복 작업은 자동화되며, 직원들은 더 중요한 일에 집중할 수 있었습니다. 이런 변화는 여러분의 비즈니스에서도 충분히 가능합니다.

지금 바로 시작 하세요

• 실시간 재고 파악으로 중요한 결정을 더 빠르게 내리세요.

• 자동화된 프로세스로 불필요한 작업은 줄이고, 핵심 업무에 에너지를 쏟으세요.

• 유연한 확장성으로 비즈니스 성장과 변화에 민첩하게 대응하세요.

웨이브온은 단순히 소프트웨어를 제공하는 것을 넘어, 여러분의 비즈니스 성장을 돕는 진정한 파트너가 되고자 합니다.

재고 문제가 반복된다면, 툴을 바꾸기 전에 우리 운영 구조부터 점검해보는 것이 먼저일 수 있습니다.

웨이브온은 완성된 시스템을 파는 서비스가 아니라, 우리 조직에 맞는 운영 구조를 직접 설계할 수 있게 돕는 플랫폼입니다.

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